Jak dodać/aktywować konto pracowników?
Istnieją dwie metody wprowadzania nowych użytkowników do systemu inEwi.
💡 Do tych działań potrzebujesz włączonego uprawnienia w Roli - Zarządzanie pracownikami.
Sukcesywne dodawanie nowych użytkowników poprzez przycisk + Dodaj pracownika na widoku Zespół, który dostępny jest na górnym pasku.
W przypadku chęci wprowadzenia większej ilości użytkowników, dodawanie ich pojedynczo za pomocą przycisku może okazać się czasochłonne. Przygotowaliśmy do tego import listy pracowników z pliku. Jest to druga metoda opisana poniżej.
Aby zaimportować jednorazowo listę pracowników do inEwi, należy kliknąć przycisk Importuj. Wówczas otrzymujemy możliwości importu użytkowników z pliku .xls, czyli Microsoft Excel (po wybraniu tej opcji istnieje możliwość pobrania przykładowego pliku), Google Workspace (dawniej GSuite) oraz Comarch Optima.
Po przypisaniu adresu mailowego w karcie pracownika, system automatycznie wyśle zaproszenie do korzystania z systemu.
Pracownik na podany adres e-mail otrzyma link aktywacyjny od inEwi.
Zadaniem pracownika jest kliknięcie w link aktywacyjny (token), sprawdzenie swoich danych oraz zdefiniowanie hasła. Pracownik sam wymyśla hasło do swojego konta.
Od tej pory loginem jego konta jest przypisany adres e-mail.
Pracownik będzie mógł logować się na stronie https://inewi.pl/ i korzystać z funkcjonalności wersji webowej inEwi oraz mobilnej aplikacji inEwi Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy. Konkretne uprawnienia użytkowników uzależnione są od ustawień w przypisanych im rolach oraz tagach.
Niewykorzystane zaproszenie wygasa po 7 dniach od wysłania.
Jeśli pracownik nie zdążył aktywować konta w tym czasie należy wysłać zaproszenie ponownie.
Aby wysłać zaproszenie ponownie ✅
Należy z poziomu Administratora lub innej osoby uprawnionej przejść do widoku Zespół i na wysokości nazwiska kliknąć trzy kropki po prawej stronie, a następnie przycisk Zaproś ponownie.
⚠ Jeśli przycisk nie jest dostępny?
Wówczas oznacza to, że dany pracownik już raz zalogował się poprawnie na konto. W takiej sytuacji, jeśli nie pamięta hasła logowania, powinien skorzystać z funkcji Przypomnij hasło podczas logowania.
W przypadku pojawienia się takiego komunikatu, należy postępować zgodnie z tym artykułem: Błąd potwierdzenia adresu e-mail użytkownika.
Komunikat o zajętym adresie mailowym świadczy o tym, że już ktoś użył tego adresu do rejestracji konta w inEwi. W tym wypadku osoba ta powinna zalogować się na swoje błędnie założone wcześniej konto i je usunąć.
Opis jak usunąć konto: Usuwanie konta.
Jak dezaktywować pracownika opisaliśmy pod tym linkiem:
Dezaktywacja użytkownika/ów.
Zalecane zdjęcie minimum w formacie 512 pikseli na 512 pikseli, maksymalna waga pliku to 2MB.
E-mail
Pracownik z przypisanym adresem mailowym w karcie, otrzyma na podany adres e-mail link aktywacyjny.
Dzięki temu otrzyma możliwość zdefiniowania hasła do swojego konta i logowania się do inEwi kontem pracownika ze standardową Rolą - Pracownik. Rola ta pozwoli na dostęp do swoich danych, zgłaszania zdarzeń przez przeglądarkę i aplikację mobilną oraz możliwość składania wniosków.
Jeżeli chcemy, aby stanowisko wyświetlane w Grafikach pracy było domyślne dla danego użytkownika, to wystarczy w tym polu wybrać odpowiednie stanowisko.
Dodatkowe stanowisko na jakim pracuje pracownik.
Tag to oznaczenie grupy do jakiej należy pracownik. Dodatkowo definiując Tag można w szybki sposób zdecydować o podstawowych funkcjach do jakich pracownicy będą mieli dostęp. Można też przypisać wiele Tagów do jednego pracownika.
Rola to inaczej uprawnienie.
Wymiar godzinowy etatu pracy Możesz zdefiniować czas trwania normy na dzień w danym roku.
Stawki wynagrodzenia (zwykła i nadgodzinowa).
Adres Dane adresowe.
Inne ID pracownika - Używane głównie przez zewnętrzne systemy kadrowo-płacowe, niezbędne do działania integracji. Dostępne integracje.
Limity wniosków urlopowych - W tym miejscu definiujemy pozostałą liczbę dni urlopowych na dany rok. System oferuje możliwość ustawienia limitów dla urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie, urlopu ojcowskiego, urlopu macierzyńskiego oraz opiekę nad dzieckiem) danemu użytkownikowi. Po uzupełnieniu tych danych, system nie pozwoli na złożenie wniosku po przekroczeniu limitu dni. Dodatkowo pracownik będzie widział ile dni mu pozostało w aplikacji mobilnej oraz na widoku kalendarza,
Limity wniosków dowolnych - możesz zdefiniować limity dla wniosków dowolnych utworzonych przez siebie w systemie o własnych nazwach.
Zezwalaj na zgłaszanie zdarzeń z - pozwala na indywidualne ustawienie dla użytkownika w jaki sposób może zgłaszać swoje zdarzenia Start, Stop oraz dodatkowe.
Pokaż szczegóły pracowników na Kalendarzu - Pozwala na wgląd do widoku kalendarza nie tylko dla siebie i swojego grafiku wraz z urlopami ale też dla innych pracowników w tych samych tagach lub dla całej organizacji.
Pokaż szczegóły pracowników na Zdarzeniach i Raportach - Pozwala na wgląd do raportów nie tylko dla siebie ale też dla innych pracowników w tych samych tagach lub dla całej organizacji.
Inne - Dodatkowe ustawienia.
Prywatne notatki - widoczne tylko dla menadżerów i administratorów.
Jak w inEwi dodać pracownika?
💡 Do tych działań potrzebujesz włączonego uprawnienia w Roli - Zarządzanie pracownikami.
Pierwsza metoda:
Sukcesywne dodawanie nowych użytkowników poprzez przycisk + Dodaj pracownika na widoku Zespół, który dostępny jest na górnym pasku.
W przypadku chęci wprowadzenia większej ilości użytkowników, dodawanie ich pojedynczo za pomocą przycisku może okazać się czasochłonne. Przygotowaliśmy do tego import listy pracowników z pliku. Jest to druga metoda opisana poniżej.
Druga metoda:
Aby zaimportować jednorazowo listę pracowników do inEwi, należy kliknąć przycisk Importuj. Wówczas otrzymujemy możliwości importu użytkowników z pliku .xls, czyli Microsoft Excel (po wybraniu tej opcji istnieje możliwość pobrania przykładowego pliku), Google Workspace (dawniej GSuite) oraz Comarch Optima.
Aktywowanie konta pracownika
Po przypisaniu adresu mailowego w karcie pracownika, system automatycznie wyśle zaproszenie do korzystania z systemu.
Co dalej?
Pracownik na podany adres e-mail otrzyma link aktywacyjny od inEwi.
Zadaniem pracownika jest kliknięcie w link aktywacyjny (token), sprawdzenie swoich danych oraz zdefiniowanie hasła. Pracownik sam wymyśla hasło do swojego konta.
Od tej pory loginem jego konta jest przypisany adres e-mail.
Pracownik będzie mógł logować się na stronie https://inewi.pl/ i korzystać z funkcjonalności wersji webowej inEwi oraz mobilnej aplikacji inEwi Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy. Konkretne uprawnienia użytkowników uzależnione są od ustawień w przypisanych im rolach oraz tagach.
Niewykorzystane zaproszenie wygasa po 7 dniach od wysłania.
Jeśli pracownik nie zdążył aktywować konta w tym czasie należy wysłać zaproszenie ponownie.
Wyślij zaproszenie
Aby wysłać zaproszenie ponownie ✅
Należy z poziomu Administratora lub innej osoby uprawnionej przejść do widoku Zespół i na wysokości nazwiska kliknąć trzy kropki po prawej stronie, a następnie przycisk Zaproś ponownie.
⚠ Jeśli przycisk nie jest dostępny?
Wówczas oznacza to, że dany pracownik już raz zalogował się poprawnie na konto. W takiej sytuacji, jeśli nie pamięta hasła logowania, powinien skorzystać z funkcji Przypomnij hasło podczas logowania.
Błąd potwierdzenia adresu e-mail użytkownika
W przypadku pojawienia się takiego komunikatu, należy postępować zgodnie z tym artykułem: Błąd potwierdzenia adresu e-mail użytkownika.
Ten adres e-mail jest już zajęty
Komunikat o zajętym adresie mailowym świadczy o tym, że już ktoś użył tego adresu do rejestracji konta w inEwi. W tym wypadku osoba ta powinna zalogować się na swoje błędnie założone wcześniej konto i je usunąć.
Opis jak usunąć konto: Usuwanie konta.
Dezaktywacja pracownika
Jak dezaktywować pracownika opisaliśmy pod tym linkiem:
Dezaktywacja użytkownika/ów.
Karta pracownika
Zdjęcie/Avatar
Zalecane zdjęcie minimum w formacie 512 pikseli na 512 pikseli, maksymalna waga pliku to 2MB.
Imię i nazwisko
Pracownik z przypisanym adresem mailowym w karcie, otrzyma na podany adres e-mail link aktywacyjny.
Dzięki temu otrzyma możliwość zdefiniowania hasła do swojego konta i logowania się do inEwi kontem pracownika ze standardową Rolą - Pracownik. Rola ta pozwoli na dostęp do swoich danych, zgłaszania zdarzeń przez przeglądarkę i aplikację mobilną oraz możliwość składania wniosków.
Telefon
Stanowisko domyślne
Jeżeli chcemy, aby stanowisko wyświetlane w Grafikach pracy było domyślne dla danego użytkownika, to wystarczy w tym polu wybrać odpowiednie stanowisko.
Stanowisko dodatkowe
Dodatkowe stanowisko na jakim pracuje pracownik.
Tagi
Tag to oznaczenie grupy do jakiej należy pracownik. Dodatkowo definiując Tag można w szybki sposób zdecydować o podstawowych funkcjach do jakich pracownicy będą mieli dostęp. Można też przypisać wiele Tagów do jednego pracownika.
Rola
Rola to inaczej uprawnienie.
Sekcja Zatrudnienie
Wymiar godzinowy etatu pracy Możesz zdefiniować czas trwania normy na dzień w danym roku.
Stawki wynagrodzenia (zwykła i nadgodzinowa).
Adres Dane adresowe.
Inne ID pracownika - Używane głównie przez zewnętrzne systemy kadrowo-płacowe, niezbędne do działania integracji. Dostępne integracje.
Sekcja Limity wniosków
Limity wniosków urlopowych - W tym miejscu definiujemy pozostałą liczbę dni urlopowych na dany rok. System oferuje możliwość ustawienia limitów dla urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie, urlopu ojcowskiego, urlopu macierzyńskiego oraz opiekę nad dzieckiem) danemu użytkownikowi. Po uzupełnieniu tych danych, system nie pozwoli na złożenie wniosku po przekroczeniu limitu dni. Dodatkowo pracownik będzie widział ile dni mu pozostało w aplikacji mobilnej oraz na widoku kalendarza,
Limity wniosków dowolnych - możesz zdefiniować limity dla wniosków dowolnych utworzonych przez siebie w systemie o własnych nazwach.
Sekcja Zaawansowane
Zezwalaj na zgłaszanie zdarzeń z - pozwala na indywidualne ustawienie dla użytkownika w jaki sposób może zgłaszać swoje zdarzenia Start, Stop oraz dodatkowe.
Pokaż szczegóły pracowników na Kalendarzu - Pozwala na wgląd do widoku kalendarza nie tylko dla siebie i swojego grafiku wraz z urlopami ale też dla innych pracowników w tych samych tagach lub dla całej organizacji.
Pokaż szczegóły pracowników na Zdarzeniach i Raportach - Pozwala na wgląd do raportów nie tylko dla siebie ale też dla innych pracowników w tych samych tagach lub dla całej organizacji.
Inne - Dodatkowe ustawienia.
Sekcja Prywatne notatki
Prywatne notatki - widoczne tylko dla menadżerów i administratorów.
Aktualizowane na: 03/08/2023
Dziękuję!