Tagi (szczegółowe informacje)
Dodanie Tagu w inEwi pozwala na ustalenie struktury w firmie. Za jego pomocą możesz oznaczyć pracownika działem, do którego należy, ale też dodać mu etykiety innych podgrup, do których należy w Twojej organizacji, np. pracownik danego oddziału, pracownik o danej formie zatrudnienia, były pracownik, itd.
Aby poznać zakres możliwości każdego z istniejących tagów:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij na ten tag, którego szczegóły chcesz poznać.
Role typu główny administrator, menadżer oraz inne osoby, które otrzymały takie uprawnienie mogą definiować własne tagi. Aby to zrobić:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij przycisk Dodaj.
Nazwij oraz uzupełnij opis (opcjonalnie) nowego tagu. Możesz wybrać też kolor etykiety, którym oznaczeni zostaną pracownicy posiadający ten tag.
Z listy wybierz uprawnienia, które chcesz przypisać tworzonemu tagowi. Przesuń suwak przy wybranym uprawnieniu tak, żeby zmienił kolor na niebieski - będzie to oznaczało, że osoba, która otrzyma ten tag będzie miała dostęp do wybranej funkcjonalności w inEwi.
Po zakończeniu kliknij Zapisz.
Po stworzeniu nowego tagu można przypisać go pracownikowi. Aby to zrobić:
Przejdź do widoku Zespół.
Kliknij na wybranego pracownika.
W zakładce Profil znajdź sekcję Tagi i wybierz z listy adekwatny tag.
Jeśli na liście nie znajdujesz właściwego tagu, z tego poziomu możesz dodać nowy, klikając link Zarządzaj.
Kliknij przycisk Zapisz.
W inEwi możesz dodawać i zmieniać tagi wielu pracownikom na raz. Aby dodać ten sam tag więcej niż jednej osobie:
Przejdź do widoku Zespół.
Zaznacz kratki po lewej od nazwisk tych pracowników, którym chcesz przypisać lub zmienić tag.
Z menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu głównego ekranu wybierz Akcje grupowe.
Z listy dostępnych akcji grupowych wybierz opcję Ustaw tagi i wybierz adekwatny tag z listy.
Jeśli chcesz zastąpić istniejące tagi wybranych pracowników, zaznacz opcję Nadpisz istniejące ustawienia tagów.
Kliknij przycisk Zapisz.
Używany wyłącznie do celów sortowania i grupowania. Widoczny tylko dla Menadżerów i Administratorów.
Nie oferuje żadnych dodatkowych ustawień. Pozwala m.in. na szybkie sortowanie pracowników na wszystkich listach, przykładowo po rodzajach umowy - UoP/B2B/itd.
System inEwi umożliwia indywidualne dostosowanie funkcji dostępnych w tagu poprzez jego edycję.
Edycja tagu spowoduje takie same zmiany u wszystkich użytkowników, którzy już mają przypisany ten konkretnie tag.
Tagom można przypisać uprawnienia związane z metodami zgłaszania czasu pracy, co oznacza, że możesz dać lub odebrać dostęp do wybranych metod oraz rozszerzyć lub zawęzić podgląd informacji o innych osobach w dziale.
Aby edytować tag:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij na ten tag, którego edycji chcesz dokonać.
Do wyboru są liczne opcje:
W tej sekcji możesz włączyć/wyłączyć konkretne metody odbijania.
Wszystkie metody oferowane przez nasz system szczegółowo zostały opisane poniżej:
Dostępne metody odbijania się przez pracowników - moduł RCP
Przykład: Pracownicy sklepu przy ulicy Żurawiej mogą pracować jedynie stacjonarnie w salonie firmowym, w salonie nie ma jednak czytnika kart QR. Chcę, żeby pracownicy mogli raportować początek, koniec i inne zdarzenia w pracy za pomocą aplikacji inEwi - Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy dopiero po przyjściu do salonu.
W szczegółowych ustawieniach tagu, w sekcji Zezwalaj na zgłaszanie zdarzeń z
włączam:
Aplikacja - inEwi - Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy
i wyłączam:
Aplikacja - inEwi RCP - Rejestrator Czasu Pracy
Tryb Kiosku
Przeglądarka
Aby pracownicy mogli odbijać się tylko i wyłącznie w zdefiniowanych lokalizacjach, pamiętaj też aby włączyć ograniczenie w samych ustawieniach konta.
Przejdź kolejno:
Ustawienia organizacji - ikona konta
sekcja po lewej Rejestracja czasu pracy
znajdź i włącz opcję Ogranicz tylko do dozwolonej lokalizacji.
Jednocześnie upewnij się, że w menu na górnym pasku RCP > Lokalizacje dodana jest wcześniej lokalizacja sklepu przy ulicy Żurawiej.
Opcja umożliwia podgląd grafiku pracy oraz urlopów wszystkim pracownikom mających przypisany ten tag.
Zgodnie z przypisanymi tagami - Pracownicy przypisani do tego samego tagu będą widzieli tylko grafiki i urlopy osób we wspólnym tagu.
Dla całej organizacji - Pracownicy przypisani do tego tagu będą widzieli grafiki i urlopy wszystkich użytkowników.
Opcja umożliwia podgląd zdarzeń oraz raportów wszystkim pracownikom mających przypisany ten tag.
Zgodnie z przypisanymi tagami - Pozwala na zobaczenie zdarzeń i raportów pracowników we wspólnych tagu.
Dla całej organizacji - Pozwala na zobaczenie zdarzeń i raportów wszystkich użytkowników.
Wyłącz ograniczenia lokalizacji przy rejestracji czasu pracy - Po włączeniu tej opcji pracownicy w danym tagu mogą rejestrować zdarzenia z dowolnego miejsca.
Ogranicz dostęp do danych - Włączając tę opcję, mamy możliwość określenia jak daleko wstecz pracownicy w tym tagu będą mieli dostęp do danych.
Dzięki odpowiedniemu połączeniu nadawania tagów i ról można odtworzyć strukturę ról w firmie. Poznaj tych kilka praktycznych przykładów, aby lepiej zrozumieć, jak to zrobić:
Żeby wskazać przełożonego konkretnego działu, należy nadać mu jednocześnie rolę Kierownika i tag/tagi działu/działów, którymi ma zarządzać.
Przykład: Kasia Kowalska jest kierownikiem działu Marketing. Chcę, żeby ustalała grafiki i akceptowała wnioski urlopowe dla tego działu. Tworzę tag “Marketing” i przypisuję go wszystkim pracownikom tego działu - również Kasi. Następnie nadaję Kasi rolę Kierownik. Kasia może zarządzać kalendarzem oraz wnioskami, ale tylko pracowników, którzy należą do działu (mają przypisany tag) “Marketing”.
Jeśli struktura Twojej firmy jest bardziej skomplikowana, tagami możesz oznaczać również inne grupy, np. pracowników konkretnego oddziału stacjonarnego.
Przykład: Jan Nowak jest kierownikiem sklepu przy ul. Marszałkowskiej w Warszawie. Chcę, żeby ustalał grafik tylko dla pracowników tego sklepu. Tworzę tag “Warszawa, ul. Marszałkowska” i przypisuję go wszystkim pracownikom tego sklepu - również Janowi. Następnie nadaję Janowi rolę Kierownika. Jan może zarządzać kalendarzem oraz wnioskami, ale tylko pracowników, który pracują przy ul. Marszałkowskiej.
Jednemu użytkownikowi można przypisać więcej niż jeden tag, dlatego kierownik może zarządzać więcej niż jednym działem lub sklepem.
Przykład: Jan Nowak został kierownikiem kolejnych sklepów w Warszawie - teraz poza sklepem przy ul. Marszałkowskiej zarządza sklepami na ul. Kruczej i ul. Żurawiej. Chcę, żeby mógł tworzyć grafiki pracy dla pracowników wszystkich tych oddziałów, dlatego przypisuję Janowi nowe tagi “Warszawa, ul. Krucza” i “Warszawa, ul. Żurawia”. Ponieważ Jan miał już wcześniej rolę Kierownika, od teraz może ustalać grafiki, dla wszystkich trzech sklepów.
Czasem zdarza się, że konkretny pracownik, chociaż należy do danego działu (ma określony dany tag), potrzebuje wyjątkowych uprawnień. W inEwi istnieje możliwość, żeby je indywidualnie nadać. Należy wtedy przejść do karty wskazanego pracownika i w sekcji Zaawansowane wyłączyć opcję Przejmij z tagów, a następnie ustawić właściwe uprawnienia.
Przykład: Poza pracownikami biurowymi w mojej firmie pracują też kierowcy. Na poziomie organizacji (Ustawienia organizacji - ikona konta) ustawiam opcję Ogranicz tylko do dozwolonej lokalizacji, co powoduje, że kierowcy nie mogą odbijać czasu pracy poza biurem, co mi nie pasuje. Dlatego w karcie każdego kierowcy, który ma prawo zgłaszać zdarzenia poza ustawionymi lokalizacjami, przechodzę do sekcji po lewej Zaawansowane, dla opcji Wyłącz ograniczenia lokalizacji przy rejestracji czasu pracy odznaczam kratkę Przejmij z tagów, a następnie włączam tą opcję.
Od teraz kierowcy mogą zgłaszać czas pracy poza wskazanymi lokalizacjami.
Tagi
Aby poznać zakres możliwości każdego z istniejących tagów:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij na ten tag, którego szczegóły chcesz poznać.
Definiowanie własnych tagów
Role typu główny administrator, menadżer oraz inne osoby, które otrzymały takie uprawnienie mogą definiować własne tagi. Aby to zrobić:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij przycisk Dodaj.
Nazwij oraz uzupełnij opis (opcjonalnie) nowego tagu. Możesz wybrać też kolor etykiety, którym oznaczeni zostaną pracownicy posiadający ten tag.
Z listy wybierz uprawnienia, które chcesz przypisać tworzonemu tagowi. Przesuń suwak przy wybranym uprawnieniu tak, żeby zmienił kolor na niebieski - będzie to oznaczało, że osoba, która otrzyma ten tag będzie miała dostęp do wybranej funkcjonalności w inEwi.
Po zakończeniu kliknij Zapisz.
Przypisanie lub zmiana tagu wobec pojedynczego pracownika:
Po stworzeniu nowego tagu można przypisać go pracownikowi. Aby to zrobić:
Przejdź do widoku Zespół.
Kliknij na wybranego pracownika.
W zakładce Profil znajdź sekcję Tagi i wybierz z listy adekwatny tag.
Jeśli na liście nie znajdujesz właściwego tagu, z tego poziomu możesz dodać nowy, klikając link Zarządzaj.
Kliknij przycisk Zapisz.
Przypisywanie lub zmiana tagu wielu pracownikom jednocześnie:
W inEwi możesz dodawać i zmieniać tagi wielu pracownikom na raz. Aby dodać ten sam tag więcej niż jednej osobie:
Przejdź do widoku Zespół.
Zaznacz kratki po lewej od nazwisk tych pracowników, którym chcesz przypisać lub zmienić tag.
Z menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu głównego ekranu wybierz Akcje grupowe.
Z listy dostępnych akcji grupowych wybierz opcję Ustaw tagi i wybierz adekwatny tag z listy.
Jeśli chcesz zastąpić istniejące tagi wybranych pracowników, zaznacz opcję Nadpisz istniejące ustawienia tagów.
Kliknij przycisk Zapisz.
Tag informacyjny
Używany wyłącznie do celów sortowania i grupowania. Widoczny tylko dla Menadżerów i Administratorów.
Nie oferuje żadnych dodatkowych ustawień. Pozwala m.in. na szybkie sortowanie pracowników na wszystkich listach, przykładowo po rodzajach umowy - UoP/B2B/itd.
Edycja tagu
System inEwi umożliwia indywidualne dostosowanie funkcji dostępnych w tagu poprzez jego edycję.
Edycja tagu spowoduje takie same zmiany u wszystkich użytkowników, którzy już mają przypisany ten konkretnie tag.
Tagom można przypisać uprawnienia związane z metodami zgłaszania czasu pracy, co oznacza, że możesz dać lub odebrać dostęp do wybranych metod oraz rozszerzyć lub zawęzić podgląd informacji o innych osobach w dziale.
Aby edytować tag:
Przejdź do zakładki Zespół.
Na panelu po lewej stronie odnajdź sekcję Tagi.
Z menu ukrytego pod trzema kropkami wybierz opcję Zarządzaj.
Kliknij na ten tag, którego edycji chcesz dokonać.
Do wyboru są liczne opcje:
➡️ Zezwalaj na zgłaszanie zdarzeń z
W tej sekcji możesz włączyć/wyłączyć konkretne metody odbijania.
Wszystkie metody oferowane przez nasz system szczegółowo zostały opisane poniżej:
Dostępne metody odbijania się przez pracowników - moduł RCP
Przykład: Pracownicy sklepu przy ulicy Żurawiej mogą pracować jedynie stacjonarnie w salonie firmowym, w salonie nie ma jednak czytnika kart QR. Chcę, żeby pracownicy mogli raportować początek, koniec i inne zdarzenia w pracy za pomocą aplikacji inEwi - Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy dopiero po przyjściu do salonu.
W szczegółowych ustawieniach tagu, w sekcji Zezwalaj na zgłaszanie zdarzeń z
włączam:
Aplikacja - inEwi - Grafik Pracy, Rejestracja Czasu i Urlopy
i wyłączam:
Aplikacja - inEwi RCP - Rejestrator Czasu Pracy
Tryb Kiosku
Przeglądarka
Aby pracownicy mogli odbijać się tylko i wyłącznie w zdefiniowanych lokalizacjach, pamiętaj też aby włączyć ograniczenie w samych ustawieniach konta.
Przejdź kolejno:
Ustawienia organizacji - ikona konta
sekcja po lewej Rejestracja czasu pracy
znajdź i włącz opcję Ogranicz tylko do dozwolonej lokalizacji.
Jednocześnie upewnij się, że w menu na górnym pasku RCP > Lokalizacje dodana jest wcześniej lokalizacja sklepu przy ulicy Żurawiej.
➡️ Pokaż szczegóły pracowników na Kalendarzu
Opcja umożliwia podgląd grafiku pracy oraz urlopów wszystkim pracownikom mających przypisany ten tag.
Zgodnie z przypisanymi tagami - Pracownicy przypisani do tego samego tagu będą widzieli tylko grafiki i urlopy osób we wspólnym tagu.
Dla całej organizacji - Pracownicy przypisani do tego tagu będą widzieli grafiki i urlopy wszystkich użytkowników.
➡️ Pokaż szczegóły pracowników na Zdarzeniach i Raportach
Opcja umożliwia podgląd zdarzeń oraz raportów wszystkim pracownikom mających przypisany ten tag.
Zgodnie z przypisanymi tagami - Pozwala na zobaczenie zdarzeń i raportów pracowników we wspólnych tagu.
Dla całej organizacji - Pozwala na zobaczenie zdarzeń i raportów wszystkich użytkowników.
➡️ Inne
Wyłącz ograniczenia lokalizacji przy rejestracji czasu pracy - Po włączeniu tej opcji pracownicy w danym tagu mogą rejestrować zdarzenia z dowolnego miejsca.
Ogranicz dostęp do danych - Włączając tę opcję, mamy możliwość określenia jak daleko wstecz pracownicy w tym tagu będą mieli dostęp do danych.
Praktyczne zastosowanie tagów
Dzięki odpowiedniemu połączeniu nadawania tagów i ról można odtworzyć strukturę ról w firmie. Poznaj tych kilka praktycznych przykładów, aby lepiej zrozumieć, jak to zrobić:
Żeby wskazać przełożonego konkretnego działu, należy nadać mu jednocześnie rolę Kierownika i tag/tagi działu/działów, którymi ma zarządzać.
Przykład: Kasia Kowalska jest kierownikiem działu Marketing. Chcę, żeby ustalała grafiki i akceptowała wnioski urlopowe dla tego działu. Tworzę tag “Marketing” i przypisuję go wszystkim pracownikom tego działu - również Kasi. Następnie nadaję Kasi rolę Kierownik. Kasia może zarządzać kalendarzem oraz wnioskami, ale tylko pracowników, którzy należą do działu (mają przypisany tag) “Marketing”.
Jeśli struktura Twojej firmy jest bardziej skomplikowana, tagami możesz oznaczać również inne grupy, np. pracowników konkretnego oddziału stacjonarnego.
Przykład: Jan Nowak jest kierownikiem sklepu przy ul. Marszałkowskiej w Warszawie. Chcę, żeby ustalał grafik tylko dla pracowników tego sklepu. Tworzę tag “Warszawa, ul. Marszałkowska” i przypisuję go wszystkim pracownikom tego sklepu - również Janowi. Następnie nadaję Janowi rolę Kierownika. Jan może zarządzać kalendarzem oraz wnioskami, ale tylko pracowników, który pracują przy ul. Marszałkowskiej.
Jednemu użytkownikowi można przypisać więcej niż jeden tag, dlatego kierownik może zarządzać więcej niż jednym działem lub sklepem.
Przykład: Jan Nowak został kierownikiem kolejnych sklepów w Warszawie - teraz poza sklepem przy ul. Marszałkowskiej zarządza sklepami na ul. Kruczej i ul. Żurawiej. Chcę, żeby mógł tworzyć grafiki pracy dla pracowników wszystkich tych oddziałów, dlatego przypisuję Janowi nowe tagi “Warszawa, ul. Krucza” i “Warszawa, ul. Żurawia”. Ponieważ Jan miał już wcześniej rolę Kierownika, od teraz może ustalać grafiki, dla wszystkich trzech sklepów.
Dodatkowe ustawienia indywidualne w karcie pracownika
Czasem zdarza się, że konkretny pracownik, chociaż należy do danego działu (ma określony dany tag), potrzebuje wyjątkowych uprawnień. W inEwi istnieje możliwość, żeby je indywidualnie nadać. Należy wtedy przejść do karty wskazanego pracownika i w sekcji Zaawansowane wyłączyć opcję Przejmij z tagów, a następnie ustawić właściwe uprawnienia.
Przykład: Poza pracownikami biurowymi w mojej firmie pracują też kierowcy. Na poziomie organizacji (Ustawienia organizacji - ikona konta) ustawiam opcję Ogranicz tylko do dozwolonej lokalizacji, co powoduje, że kierowcy nie mogą odbijać czasu pracy poza biurem, co mi nie pasuje. Dlatego w karcie każdego kierowcy, który ma prawo zgłaszać zdarzenia poza ustawionymi lokalizacjami, przechodzę do sekcji po lewej Zaawansowane, dla opcji Wyłącz ograniczenia lokalizacji przy rejestracji czasu pracy odznaczam kratkę Przejmij z tagów, a następnie włączam tą opcję.
Od teraz kierowcy mogą zgłaszać czas pracy poza wskazanymi lokalizacjami.
Aktualizowane na: 19/04/2023
Dziękuję!