Jak dodać dokumenty pracownika i zarządzać nimi?

W inEwi wszystkie dokumenty pracownika - umowy, dyplomy, certyfikaty, benefity i świadectwa pracy - przechowujesz w jednym miejscu, na ekranie Zespół. Każdy wpis w kartotece jest na stałe powiązany z plikiem, który stanowi jego potwierdzenie.

Gdzie znajdziesz dokumenty pracownika

Dokumenty są dostępne w dwóch miejscach:

• Zespół > zakładka Dokumenty - lista wpisów całej organizacji: widzisz dokumenty wszystkich pracowników w jednej tabeli, z filtrem kategorii i wyszukiwarką.
• Zespół > kliknij pracownika > zakładka Dokumenty - dokumenty jednej osoby wraz z obszarem dodawania nowych plików.

Dodawanie dokumentu w kreatorze

Nowe dokumenty dodajesz w zakładce Dokumenty w oknie pracownika. Przeciągnij pliki do obszaru dodawania (lub kliknij go i wskaż pliki) - możesz wgrać wiele plików naraz. Akceptowane formaty to pdf, jpg, jpeg i png, maksymalnie 15 MB na plik.

Kreator przeprowadzi Cię przez trzy kroki.

Krok 1 - przesłanie plików

Każdy plik wgrywa się osobno i ma własny status. Jeśli któryś plik się nie przesłał, użyj przycisku ponowienia przy tym pliku. Do kolejnego kroku przejdziesz, gdy wszystkie pliki zakończą się sukcesem.

Krok 2 - weryfikacja danych

Dla każdego pliku wybierasz kategorię dokumentu i wypełniasz formularz. Z jednego pliku możesz utworzyć kilka wpisów - na przykład wtedy, gdy jeden skan zawiera dwa dyplomy.

Jeśli wgrasz ponownie ten sam plik - o identycznej zawartości i nazwie - system rozpozna duplikat i nie zapisze drugiej kopii. Istniejące wpisy powiązane z plikiem zobaczysz jako tylko do odczytu, z oznaczeniem Już w kartotece. Możesz wtedy uzupełnić pozostałe typy dokumentów dla tego samego pliku, bez wgrywania go drugi raz. Ten sam dokument wgrany pod zmienioną nazwą zostanie zapisany jako nowy plik.

Krok 3 - podsumowanie i wysyłka

W podsumowaniu widzisz listę wpisów gotowych do zapisania. Po kliknięciu Wyślij do kartoteki każdy plik otrzymuje własny status: Wysyłanie, Przesłano lub Błąd wysyłki. Wpis, który się nie zapisał, możesz wysłać ponownie - osobno albo wszystkie naraz. Częściowy sukces jest dozwolony: udane wpisy trafiają do kartoteki, a nieudane pliki możesz ponownie spróbować wysłać później.

Kategorie dokumentów i pola formularzy

Do wyboru masz sześć kategorii. Każda ma własny formularz:

• Umowa - nazwa, typ umowy (między innymi na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, tymczasowa, B2B, zlecenie, o dzieło, praktyki, powołanie), stanowisko, data rozpoczęcia, data zakończenia, wymiar etatu, wynagrodzenie brutto, waluta, miejsce pracy.
• Dyplom - nazwa, stopień (od podstawowego po doktorat), nazwa uczelni lub szkoły, kierunek, wydział, data rozpoczęcia, data ukończenia, kraj, notatka.
• Certyfikat - nazwa, wydawca, data wydania, data wygaśnięcia, notatka.
• Benefit - nazwa, benefit wybrany ze słownika organizacji, data rozpoczęcia, data zakończenia, miesięczna wartość po stronie pracodawcy, miesięczna wartość po stronie pracownika, notatka.
• Świadectwo pracy - nazwa, pracodawca, stanowisko, data rozpoczęcia, data zakończenia, notatka.
• Inny - nazwa, opis, notatka.

W formularzach obowiązują proste reguły: pola oznaczone jako wymagane muszą być wypełnione, a data zakończenia nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia.

Benefity

Zanim przypiszesz pracownikowi benefit, musi on istnieć w słowniku organizacji. Słownik znajdziesz w Zespół > zakładka Benefity.

Benefit zawiera nazwę, typ (ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie na życie, karta sportowa, bony żywieniowe, inne), dostawcę, opis i notatkę. Benefit dodasz przyciskiem Dodaj, a listę przefiltrujesz po typie i statusie.

Każdy benefit możesz:

• Edytować - zmiany zapisują się bez wpływu na już przypisane benefity.
• Dezaktywować - benefit ze statusem Nieaktywna znika z listy wyboru przy nowych przypisaniach, ale historyczne wpisy pracowników pozostają bez zmian. Ponowna aktywacja przywraca ją na listę.
• Usunąć - usunięcie benefitu nie kasuje już przypisanych pracownikom.

Przeglądanie i edycja wpisów

Na liście dokumentów kliknij wiersz, aby otworzyć szczegóły wpisu. Zobaczysz tam formularz z danymi kategorii, listę powiązanych plików oraz przyciski:

• Pobierz plik - zapisuje plik na dysku.
• Usuń - usuwa wpis z kartoteki po zaznaczeniu pola potwierdzenia.
• Zapisz - zapisuje poprawione dane.

W menu wiersza listy znajdziesz także szybkie akcje pobrania i usunięcia wpisu.

Kilka wpisów może wskazywać ten sam plik (na przykład umowa i aneks w jednym skanie). Każdy z nich edytujesz i usuwasz osobno.

Kto widzi dokumenty

Dostęp do kartoteki zależy od poziomu uprawnienia modułu Zespół, które nadaje administrator Twojej organizacji:

• Dostęp dla całej organizacji - widzisz dokumenty wszystkich pracowników i możesz nimi zarządzać: dodawać, edytować i usuwać wpisy oraz zarządzać benefitami. Zwykle mają go osoby z kadr i administratorzy, rola - Administrator i Menadżer.
• Dostęp ograniczony do zespołu - widzisz dokumenty i zarządzasz nimi tylko u osób, które należą do tych samych zespołów co Ty (macie wspólny tag). Zwykle mają go liderzy zespołów. Nie zmienisz danych osoby, której rola jest wyższa niż Twoja (na przykład administratora), rola - Kierownik.
• Brak dostępu - zakładki Dokumenty i Benefity na ekranie Zespół w ogóle się nie wyświetlają, rola - Pracownik.

Zwykły pracownik nie ma dostępu do kartoteki - nie widzi w systemie własnych dokumentów.

Aktualizowane na: 07/09/2026