Zarejestrowano czas pracy poza rozkładem

Czas pracy poza rozkładem

W przypadku pracowników zatrudnionych na Umowę o pracę (UoP) system wymaga zgodnie z Kodeksem pracy, aby czas pracy był rozliczany w odniesieniu do ustalonego rozkładu czasu pracy (grafiku/harmonogramu).

Jeżeli pracownik na UoP zarejestruje czas pracy w dniu, w którym nie ma przypisanego grafiku, system wyświetli alert:

Zarejestrowano czas pracy poza rozkładem - ze względu na obecne ustawienia organizacji nie podlega rozliczeniu.

Ten komunikat nie oznacza błędu systemu, informuje, że brakuje podstawy (grafiku) do prawidłowego zakwalifikowania i rozliczenia czasu pracy zgodnie z zasadami obowiązującymi przy zatrudnieniu pracowniczym (UoP).

Kiedy pojawia się alert?

Alert pojawia się, gdy spełnione są warunki:

• Pracownik ma ustawioną umowę: Umowa o pracę (UoP)
• W danym dniu nie ma przypisanego grafiku pracy
• Pracownik zarejestrował czas pracy (start/stop lub inną formę zdarzenia np. zadanie)

W skrócie: pracownik był w pracy, ale harmonogram tego nie przewidywał.

Dlaczego dla UoP grafik jest tak istotny?

W przypadku UoP czas pracy jest rozliczany według określonych przepisami zasad:

• norm dobowych i tygodniowych,
• odpoczynków dobowych i tygodniowych,
• nadgodzin,
• pracy w niedzielę, święta i w porze nocnej,
• okresu rozliczeniowego.

Żeby to było możliwe, organizacja musi mieć ustalony system oraz rozkład czasu pracy, a pracownik powinien mieć przypisany harmonogram (grafik) na odpowiedni okres.

W Kodeksie pracy podstawą w tym zakresie jest m.in.:

• art. 129 § 3 KP - dotyczący sporządzania i przekazywania rozkładu czasu pracy pracownika (harmonogramu).
• art. 150 KP - określający, gdzie ustala się systemy i rozkłady czasu pracy (np. regulamin pracy/obwieszczenie).

Dlaczego to nie dotyczy zlecenia, dzieła i B2B?

Umowy:

• zlecenie
• dzieło
• B2B

nie są zatrudnieniem pracowniczym w rozumieniu Kodeksu pracy, dlatego nie obowiązuje je ten sam reżim ewidencyjny i planistyczny (np. harmonogram czasu pracy w rozumieniu KP).

W tych przypadkach dopuszczalna jest praca bez wcześniejszego grafiku (o ile organizacja nie wprowadziła własnych zasad).

Co zrobić, gdy pojawi się alert?

Opcja 1 (rekomendowana): uzupełnij grafik dla pracownika

Jeżeli pracownik faktycznie miał pracować danego dnia, należy:

1. przypisać mu grafik pracy w kalendarzu na dany dzień,
2. Opublikować grafik pracy,
3. dopiero wtedy czas pracy zostanie rozliczony zgodnie z zasadami (czas pracy pojawi się na raportach).

Opcja 2: popraw klasyfikację umowy

Jeśli pracownik nie powinien być rozliczany jak UoP (np. to faktycznie współpraca B2B), należy:

• zweryfikować i poprawić typ umowy w karcie danych pracownika.

Opcja 3: jeżeli była to praca nadliczbowa

Gdy praca wydarzyła się „poza grafikiem” z przyczyn wyjątkowych (np. awaryjne wezwanie), warto użyć właściwego mechanizmu w systemie, czyli wniosku kadrowego typu PN - Praca w nadgodzinach oraz oznaczyć prawidłowo typ dnia np. Harmonogramowo wolne.

Aktualizowane na: 16/01/2026