> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://pomoc.inewi.pl/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Dokumenty i benefity # Jak dodać dokumenty pracownika i zarządzać nimi? W inEwi wszystkie dokumenty pracownika - umowy, dyplomy, certyfikaty, benefity i świadectwa pracy - przechowujesz w jednym miejscu, na ekranie `Zespół`. Każdy wpis w kartotece jest na stałe powiązany z plikiem, który stanowi jego potwierdzenie. ## Gdzie znajdziesz dokumenty pracownika Dokumenty są dostępne w dwóch miejscach: * `Zespół` > zakładka `Dokumenty` - lista wpisów całej organizacji: widzisz dokumenty wszystkich pracowników w jednej tabeli, z filtrem kategorii i wyszukiwarką. * `Zespół` > kliknij pracownika > zakładka `Dokumenty` - dokumenty jednej osoby wraz z obszarem dodawania nowych plików. ![Widok dokumentów](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/b/7/beb7c735e057c800/widokdokumentow_2gw2zk.png) || **Wskazówka:** zakładka `Benefity` na ekranie `Zespół` zawiera wszystkie zdefiniowane benefity organizacji, które możesz następnie przypisać do pracowników - opisujemy go w dalszej części artykułu. ## Dodawanie dokumentu w kreatorze Nowe dokumenty dodajesz w zakładce `Dokumenty` w oknie pracownika. Przeciągnij pliki do obszaru dodawania (lub kliknij go i wskaż pliki) - możesz wgrać wiele plików naraz. Akceptowane formaty to pdf, jpg, jpeg i png, maksymalnie 15 MB na plik. ![Dodawanie dokumentów w karcie pracownika](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/b/7/beb7c735e057c800/kartapracdok_1ry2dcs.png) Kreator przeprowadzi Cię przez trzy kroki. ### Krok 1 - przesłanie plików Każdy plik wgrywa się osobno i ma własny status. Jeśli któryś plik się nie przesłał, użyj przycisku ponowienia przy tym pliku. Do kolejnego kroku przejdziesz, gdy wszystkie pliki zakończą się sukcesem. ### Krok 2 - weryfikacja danych Dla każdego pliku wybierasz kategorię dokumentu i wypełniasz formularz. Z jednego pliku możesz utworzyć kilka wpisów - na przykład wtedy, gdy jeden skan zawiera dwa dyplomy. | **Przykład:** plik `skan-dokumentow.pdf` zawiera dyplom ukończenia studiów i certyfikat językowy. W kroku weryfikacji dodajesz z tego samego pliku dwa wpisy: jeden w kategorii `Dyplom`, drugi w kategorii `Certyfikat`. Oba będą widoczne na liście dokumentów pracownika i oba wskazują ten sam plik. Jeśli wgrasz ponownie ten sam plik - o identycznej zawartości i nazwie - system rozpozna duplikat i nie zapisze drugiej kopii. Istniejące wpisy powiązane z plikiem zobaczysz jako tylko do odczytu, z oznaczeniem `Już w kartotece`. Możesz wtedy uzupełnić pozostałe typy dokumentów dla tego samego pliku, bez wgrywania go drugi raz. Ten sam dokument wgrany pod zmienioną nazwą zostanie zapisany jako nowy plik. ### Krok 3 - podsumowanie i wysyłka W podsumowaniu widzisz listę wpisów gotowych do zapisania. Po kliknięciu `Wyślij do kartoteki` każdy plik otrzymuje własny status: `Wysyłanie`, `Przesłano` lub `Błąd wysyłki`. Wpis, który się nie zapisał, możesz wysłać ponownie - osobno albo wszystkie naraz. Częściowy sukces jest dozwolony: udane wpisy trafiają do kartoteki, a nieudane pliki możesz ponownie spróbować wysłać później. ## Kategorie dokumentów i pola formularzy Do wyboru masz sześć kategorii. Każda ma własny formularz: * **Umowa** - nazwa, typ umowy (między innymi na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, tymczasowa, B2B, zlecenie, o dzieło, praktyki, powołanie), stanowisko, data rozpoczęcia, data zakończenia, wymiar etatu, wynagrodzenie brutto, waluta, miejsce pracy. * **Dyplom** - nazwa, stopień (od podstawowego po doktorat), nazwa uczelni lub szkoły, kierunek, wydział, data rozpoczęcia, data ukończenia, kraj, notatka. * **Certyfikat** - nazwa, wydawca, data wydania, data wygaśnięcia, notatka. * **Benefit** - nazwa, benefit wybrany ze słownika organizacji, data rozpoczęcia, data zakończenia, miesięczna wartość po stronie pracodawcy, miesięczna wartość po stronie pracownika, notatka. * **Świadectwo pracy** - nazwa, pracodawca, stanowisko, data rozpoczęcia, data zakończenia, notatka. * **Inny** - nazwa, opis, notatka. W formularzach obowiązują proste reguły: pola oznaczone jako wymagane muszą być wypełnione, a data zakończenia nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia. ## Benefity Zanim przypiszesz pracownikowi benefit, musi on istnieć w słowniku organizacji. Słownik znajdziesz w `Zespół` > zakładka `Benefity`. Benefit zawiera nazwę, typ (ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie na życie, karta sportowa, bony żywieniowe, inne), dostawcę, opis i notatkę. Benefit dodasz przyciskiem `Dodaj`, a listę przefiltrujesz po typie i statusie. Każdy benefit możesz: * **Edytować** - zmiany zapisują się bez wpływu na już przypisane benefity. * **Dezaktywować** - benefit ze statusem `Nieaktywna` znika z listy wyboru przy nowych przypisaniach, ale historyczne wpisy pracowników pozostają bez zmian. Ponowna aktywacja przywraca ją na listę. * **Usunąć** - usunięcie benefitu nie kasuje już przypisanych pracownikom. ## Przeglądanie i edycja wpisów Na liście dokumentów kliknij wiersz, aby otworzyć szczegóły wpisu. Zobaczysz tam formularz z danymi kategorii, listę powiązanych plików oraz przyciski: * `Pobierz plik` - zapisuje plik na dysku. * `Usuń` - usuwa wpis z kartoteki po zaznaczeniu pola potwierdzenia. * `Zapisz` - zapisuje poprawione dane. W menu wiersza listy znajdziesz także szybkie akcje pobrania i usunięcia wpisu. | **Przykład:** literówka w nazwie uczelni na wpisie dyplomu. Otwierasz szczegóły wpisu, poprawiasz pole `Uczelnia` i klikasz `Zapisz`. Plik pozostaje ten sam - zmieniasz tylko dane wpisu. Kilka wpisów może wskazywać ten sam plik (na przykład umowa i aneks w jednym skanie). Każdy z nich edytujesz i usuwasz osobno. ## Kto widzi dokumenty Dostęp do kartoteki zależy od poziomu uprawnienia modułu Zespół, które nadaje administrator Twojej organizacji: * **Dostęp dla całej organizacji** - widzisz dokumenty wszystkich pracowników i możesz nimi zarządzać: dodawać, edytować i usuwać wpisy oraz zarządzać benefitami. Zwykle mają go osoby z kadr i administratorzy, rola - **Administrator i Menadżer**. * **Dostęp ograniczony do zespołu** - widzisz dokumenty i zarządzasz nimi tylko u osób, które należą do tych samych zespołów co Ty (macie wspólny tag). Zwykle mają go liderzy zespołów. Nie zmienisz danych osoby, której rola jest wyższa niż Twoja (na przykład administratora), rola - **Kierownik**. * **Brak dostępu** - zakładki `Dokumenty` i `Benefity` na ekranie `Zespół` w ogóle się nie wyświetlają, rola - **Pracownik**. Zwykły pracownik nie ma dostępu do kartoteki - nie widzi w systemie własnych dokumentów. ||| **Uwaga:** kartoteka nie ma trybu tylko do odczytu. Jeśli widzisz dokumenty danego pracownika, możesz je także edytować - w zakresie swojego dostępu.